Arti dan Fungsi Surat
Surat adalah suatu sarana untuk menyampaikan
informasi secara tertulis dari pihak yang
satu kepada pihak lain. Informasi dalam surat
dapat berupa pemberitahuan, pernyataan,
permintaan, laporan, pemikiran, sanggahan, dan
sebagainya.
Agar komunikasi melalui surat dinilai efektif,
maka isi atau maksud surat harus terang dan
jelas, serta tidak menimbulkan salah arti pada
pihak penerima.
Tujuan Menulis Surat
Tujuan menulis surat secara garis besar
diklasifikasikan menjadi tiga macam, yaitu:
a. Menyampaikan
informasi kepada pembaca surat;
b. Mendapatkan
tanggapan dari pembaca surat tentang isi surat;
c. Ingin mendapatkan
tanggapan dan menyampaikan informasi kepada pembaca surat.
Korespondensi dan Koresponden
Korespondensi
Korespondensi searti
dengan surat-menyurat. Korespondensi adalah suatu kegiatan atau
hubungan yang
dilakukan secara terus-menerus antara dua pihak yang dilakukan dengan
saling berkiriman
surat.
Korespondensi dalam suatu kantor, instansi, atau organisasi
dibagi menjadi dua, yakni:
1. Korespondensi
Eksteren, yaitu hubungan surat-menyurat yang dilakukan oleh kantor
atau bagian-bagiannya
dengan pihak luar.
2. Korespondensi
Interen, yaitu hubungan surat-menyurat yang dilakukan oleh
orang-orang dalam
suatu kantor, termasuk hubungan antara kantor pusat dengan kantor
cabang.
Koresponden
Koresponden adalah orang yang berhak atau mempunyai
wewenang
menandatangani surat,
baik atas nama perorangan maupun kantor atau organisasi.
Fungsi Surat
Fungsi surat dalam suatu organisasi antara lain:
a. Surat sebagai media
komunikasi.
b. Surat sebagai
barometer.
c. Surat sebagai duta
penulis.
d. Surat sebagai bukti
tertulis.
e. Surat sebagai salah
satu otak kegiatan suatu kantor
Kelebihan Surat:
- Murah
- Daya jangkau lebih
luas
- Bersifat formal dan
efektif
- Bisa dijadikan bukti
hitam di atas putih
Kelemahan Penyusunan Surat pada umumnya:
1) Susunan surat ruwet
2) Kalimat tidak lengkap atau
berbelit-belit
3) Penggunaan tanda baca yang tidak pada
tempatnya
4) Penulisan kalimat tidak sesusai EYD
5) Pemakaian istilah asing yang tidak
perlu atau tidak tepat
6) Menciptakan istilah sendiri yang
tidak lazim/tidak sesuai Pedoman Umum Pembentukan Istilah dalam bahasa
Indonesia
7) Tata bahasa tidak teratur
8) Pengungkapan gagasan tidak logis
9) Kurang sopan atau terlalu banyak
memuji dan basa-basi
10) Ketikan banyak yang salah
11) Penggunaan model yang tidak menentu
Syarat-syarat surat yang baik
Secara garis besar
suatu surat dapat dikatakan baik apabila memenuhi kriteria berikut ini:
a) Surat disusun dengan teknik
penyusunan yang benar, yaitu:
· Penyusunan letak bagian-bagian surat
(bentuk surat) tepat sesuai dengan aturan atau
· pedoman yang telah ditentukan.
· Pengetikan surat benar, jelas,
bersih, dan rapi, dengan format yang menarik.
· Pemakaian kertas sesuai dengan ukuran
umum.
b)
Isi
surat harus dinyatakan secara ringkas, jelas, dan eksplisit. Hal ini
dimaksudkan agar
penerima dapat memahami isi surat dengan cepat, tepat, tidak
ragu-ragu dan pengirim
pun memperoleh jawaban secara cepat sesuai yang dikehendaki.
c)
Bahasa yang digunakan haruslah bahasa
Indonesia yang benar atau baku, sesuai dengan
kaidah bahasa Indonesia, baik mengenai pemilihan kata, ejaan,
bentuk kata, maupun
kalimatnya. Selain itu, bahasa surat haruslah efektif. Bahasa
surat juga harus wajar,
logis, hemat kata, cermat dalam pemilihan kata, sopan, dan
menarik. Nada surat harus
hormat, sopan dan simpatik. Sedapat mungkin hindari pemakaian
bahasa asing yang
padanannya sudah ada dalam bahasa Indonesia.
Untuk menyusun surat yang baik,
penulis harus mengindahkan hal-hal berikut:
1. Menetapkann
lebih dahulu maksud surat, yaitu pokok pembicaraan yang ingin
disampaikan kepada penerima surat,
apakah itu berupa pemberitahuan, pernyataan,
pertanyaan, permintaan, laporan atau
hal lain.
2. Menetapkan
urutan masalah yang akan dituliskan.
3. Merumuskan
pokok pembicaraan itu satu persatu secara runtut, logis, teratur dengan
menggunakan kalimat dan ungkapan yang
menarik, segar, sopan, dan mudah ditangkap
pembaca.
4.
Menghindarkan sejauh mungkin penggunaan singkatan kata atau akronim,
lebih-lebih
yang tidak biasa atau singkatan
bentuk sendiri.
5.
Memperhatikan dan menguasai bentuk surat dan penulisan bagian-bagiannya.
6. Mengikuti
pedoman penulisan ejaan dan tanda baca sebagaimana digariskan oleh
Pedoman Umum Ejaan Bahasa Indonesia
Yang Disempurnakan dan Pedoman
Pembentukan Istilah dalam Bahasa
Indonesia.
Dalam praktik di lapangan, masih banyak
surat resmi yang penyusunannya tidak cermat, tidak memenuhi syarat-syarat surat
yang baik. Oleh karena itu, pahamilah aturan-aturan
tentang surat yang baik serta milikilah kepandaian
atau keterampilan dalam menyusun surat.
BAHASA SURAT
A.
Kriteria Bahasa Surat Yang Baik
Bahasa surat harus memenuhi kriteria sebagai
berikut:
1)
Bahasa baku
2)
Bahasa jelas atau tidak bermakna ganda
3)
Lugas: tidak mubazir, tidak banyak basa-basi,
mengikuti perkembangan bahasa surat
4)
Efektif dan efisien
5)
Bahasa padu, tiap gagasan dituangkan dalam 1
paragraf
Ciri paragraf yang baik:
a)
mengandung kesatuan isi
b)
kepaduan antar kalimat
c)
ada pengembangan gagasan pokok
d)
Bernalar
e)
Menarik atau mengandung rasa bahasa: kosa kata
tepat, optimis, menghindari
pengungkapan secara langsung hal-hal yang tidak
menyenangkan
f)
Taat asas
B.
Kapan Bahasa Baku Digunakan
1. Komunikasi resmi: surat resmi,
pengumuman, perundang-undangan, dan lain-lain.
2. Wacana teknik: notulen, laporan
resmi, penulisan ilmiah.
3. Pembicaraan di muka umum: rapat,
ceramah, perkuliahan, seminar, dan lain-lain.
4. Pembicaraan dengan orang yang
dihormati.
C.
EYD Yang Sering Digunakan Dalam Surat
Menyurat
a.
Penulisan Nama dan Alamat Perusahaan
1.
PT Persada Nusantara
Jalan
Laksamana Yos Sudarso 101
Bandar
lampung 35256
2.
PT Dian Rama Putra
Jalan
H. Muhammad Salim 22
Bandar
Lampung 35146
b.
Penulisan Nama Jabatan
Nama jabatan yang lazim di lingkungan
perusahaan yaitu direktur, manajer, kepala,
ketua. Huruf kapital dipakai sebagai
huruf pertama nama-nama jabatan jika diikuti nama perusahaan.
Contoh:
1. Direktur Utama PT Mandiri
2. Manajer PT Nusantara
c.
Penulisan Bentuk Singkatan dan
Akronim
Singkatan umum yang terdiri atas dua
huruf, setiap hurufnya diikuti tanda titik.
Contohnya:
1. a.n. : atas nama
2. d.a. : dengan alamat
3. s.d. : sampai dengan
Singkatan umum yang terdiri atas tiga
huruf hanya diikuti satu tanda titik,
contohnya:
1. Yth. : Yang terhormat
2. Bpk. : Bapak
3. Sdr. : Saudara
4. Jln. : Jalan
Singkatan lain yang diikuti tanda
titik adalah singkatan nama orang dan singkatan nama
gelar, baik gelar kesarjanaan, gelar
bangsawan, maupun gelar keagamaan, misalnya:
1. A. Yani : Ahmad Yani (singkatan
nama)
2. H. Saleh : Haji Saleh (singkatan
gelar keagamaan)
3. Ir. Shofia : Insinyur Shofia
(singkatan gelar kesarjanaan)
Singkatan satuan ukuran, takaran,
timbangan, dan lambang mata uang tidak diikuti tanda
titik, contohnya:
1. cm : centimeter
2. kg : kilogram
Singkatan nama perusahaan, lembaga
pemerintah, organisasi, dan nama dokumen resmi
yang terdiri atas huruf awal ditulis
dengan huruf kapital dan tidak diberi tanda titik
Contohnya:
1. MPR : Majelis Permusyawaratan
Rakyat
2. PT : Perseroan Terbatas
Akronim nama diri yang berupa
gabungan suku kata atau gabungan huruf suku kata dari
deret kata ditulis dengan huruf awal
kapital.
Contohnya:
1. Toserba : Toko Serba Ada
2. Unila : Universitas Lampung
If you're looking to burn fat then you absolutely have to try this brand new tailor-made keto meal plan.
BalasHapusTo create this keto diet service, licenced nutritionists, personal trainers, and chefs have joined together to develop keto meal plans that are useful, decent, money-efficient, and delightful.
Since their launch in 2019, thousands of clients have already completely transformed their figure and health with the benefits a smart keto meal plan can provide.
Speaking of benefits: in this link, you'll discover eight scientifically-proven ones given by the keto meal plan.