Bentuk & Fungsi Bagian Surat

BENTUK DAN FUNGSI BAGIAN SURAT

Pada dasarnya bentuk surat dibedakan dua bentuk saja. Bentuk-bentuk surat yang lain

merupakan variasi dari bentuk surat tersebut. Kedua bentuk surat tersebut adalah bentuk lurus atau bentuk balok (block style) dan bentuk lekuk (indented style). 

1. Penggolongan dan Pembagian Surat  

Menurut kepentingan dan pengirimnya, surat dapat dikelompokan sebagai berikut :

A. Surat Pribadi
Yaitu surat yang dikirimkan seseorang kepada orang lain atau suatu organisasi atau instansi. Surat pribadi adalah surat yang dibuat oleh seseorang yang isinya menyangkut kepentingan pribadi.

Ciri-ciri surat pribadi adalah sebagai berikut :
- Tidak menggunakan kop surat atau kepala surat.
- Tidak menggunakan nomor surat.
- Salam pembuka dan penutup surat bervariasi.
- Penggunaan bahasa bebas, sesuai dengan keinginan si penulis surat.

Berikut adalah yang termasuk surat pribadi diantaranya :
1. Surat keluarga
2. Surat lamaran kerja

B. Surat resmi
Adalah surat yang disampaikan oleh suatu instansi / lembaga kepada seseorang atau lembaga / instansi lainnya.

Surat resmi terbagi atas beberapa bagian, yaitu :
- Surat dinas pemerintah, yaitu surat resmi yang digunakan instansi pemerintah untuk kepentingan administrasi pemerintahan.
- Surat niaga, yaitu surat resmi yang dipergunakan oleh perusahaan atau badan usaha.
- Surat social, yaitu surat resmi yang dipergunakan oleh organisasi kemasyarakan yang bersifat nirlaba (nonoprofit).

Bagian-bagian surat resmi ;
1. Kepala atau kop surat
2. Nomor surat
3. Lampiran
4. Hal
5. Tanggal surat
6. Alamat yang dituju
7. Pembuka atau salam pembuka
8. Isi surat
9. Penutup surat
10. Tembusan surat

C. memo
Yaitu alat komunikasi bertulis di dalam jabatan sendiri untuk berhubungan secara resmi. Memo merupakan pesan ringkas, yakni pesan yang ditulis seseorang dengan singkat, jelas dan mudah untuk dipahami.

Menurut pemakaiannya memo ada yang bersifat resmi dan bersifat pribadi. Memo bersifat resmi di akai sebagai surat pernyataan dalam hubungan resmi dari seorang pimpinan kepada bawahannya. Memo bersifat pribadi dipakai sebagai nota atau surat pernyataan tidak resmi antar teman, saudara, atau orang lain yang memiliki hubungan akrab.

Bentuk memo terdiri atas 2 bagian, yaitu :
1. Kepala memo, terdiri atas :
- Penerima
- Pengirim
- Prihal 
- tanggal pengiriman
- Paraf dan nama terang pengirim
2. Isi, penulis langsung menyampaikan pesan atau perintah dalam kalimat pendek dan lugas.

Menurut isinya, surat dapat dikelompokan sebagai berikut :
a. Surat pemberitahuan
b. Surat keputusan
c. Surat perintah
d. Surat permintaan
e. Surat panggilan
f. Surat peringatan
g. Surat perjanjian
h. Surat laporan
i. Surat pengantar
j. Surat penawaran
k. Surat pemesanan
l. Surat undangan
m. Surat lamaran pekerjaan

Menurut sifatnya, surat dapat diklasifikasikan sebagai berikut :
a. Surat biasa
b. Surat konfidensial
c. Surat rahasia

Berdasarkan banyaknya sasaran, surat dapat dikelompokan menjadi :
a. Surat biasa
b. Surat edaran
c. Surat pengumuman

Berdasarkan tingkat kepentingan penyelesaiannya, surat terbagi atas :
a. Surat biasa
b. Surat kilat
c. Surat kilat khusus

Berdasarkan wujudnya, surat terbagi atas :
a. Surat bersampul
b. kartu pos
c. warkatpos
d. telegram
e. teleks atau faksimile
f. memo
g. nota

Berdasarkan ruang lingkup sasarannya, surat terbagi atas :
a. Surat intern

b. Surat ekstern

2. Bentuk Tataletak Surat

Bentuk tataletaknya: lurus penuh, lurus, setengah lurus, alinea menggantung, lekuk, resmi.

Bentuk-bentuk surat dalam bahasa Indonesia secara garis besar dikelompokkan sebagai

berikut: 

1. BENTUK LURUS PENUH  (FULL  BLOCK STYLE) Bentuk Lurus Penuh (Full Block Style) merupakan bentuk surat dimana Leher Surat, Tubuh Surat, dan Kaki Surat tidak membentuk sebuah paragraph melainkan membentuk sebuah blok penuh dari kiri hingga kanan. Namun susunan atau struktur surat masih tetap berlaku dalam surat tersebut. Dalam pengetikan surat ini biasanya dimulai dari pasak garis pinggir kiri.

Bagian-bagian surat dari Bentuk Lurus Penuh (Full Block Style) :
1.    Kop Surat
2.    Tanggal dibuatnya surat
3.    Nomor Surat
4.    Lampiran
5.    Hal
6.    Surat yang di tujukan
7.    Salam Pembukaan
8a. Pendahuluan isi surat
8b. Penjelasan isi surat
8c.  Penutup isi surat
9.    Salam Penutup
10. Nama jabatan
11. Tanda Tangan
12. Nama yang mendatangani
13. Tembusan

2. BENTUK LURUS (BLOCK STYLE ATAU MODIFIED BLOCK STYLE)
            Bentuk Lurus (Block Style atau Modified Block Style) merupakan bentuk surat yang memiliki posisi kanan pada tanggal dan salam penutup. Bentuk surat ini sama saja halnya dengan Bentuk Lurus Penuh namun yang membedakan hanyalah tanggal dan salam penutup berada pada posisi kanan, baik dalam penulisan, pengetikan maupun strukturalnya.

Bagian-bagian surat dari Bentuk Lurus (Block Style atau Modified Block Style) :
1.  Kop Surat
2.  Tanggal dibuatnya surat
3.  Nomor Surat
4.   Lampiran
5.   Hal
6.   Surat yang di tujukan
7.   Salam Pembukaan
8a. Pendahuluan isi surat
8b. Penjelasan isi surat
8c.  Penutup isi surat
9.    Salam Penutup
10. Nama jabatan
11. Tanda Tangan
12. Nama yang mendatangani
13. Tembusan

3. BENTUK SETENGAH LURUS (SEMI BLOCK STYLE)
            Bentuk Setengah Lurus (Semi Block Style) merupakan bentuk surat dimana semua bagian surat, kecuali isi surat, diketika sama seperti bentuk lurus. Setiap akhir alinea baru diketik sesudah 5 ketukan dari pasak garis pinggir kiri. Biasanya bentuk surat ini suka ada dalam surat undangan pernikahan.

Bagian-bagian surat dari Bentuk Setengah Lurus (Semi Block Style) :
1.   Kop Surat
2.   Tanggal dibuatnya surat
3.   Nomor Surat
4.   Lampiran
5.   Hal
6.   Surat yang di tujukan
7.   Salam Pembukaan
8a. Pendahuluan isi surat
8b. Penjelasan isi surat
8c.  Penutup isi surat
9.    Salam Penutup
10. Nama jabatan
11. Tanda Tangan
12. Nama yang mendatangani

4. BENTUK LEKUK (INDENTED STYLE)
            Bentuk Lekuk (Indented Style) merupakan bentuk surat dimana surat yang di tujukan memiliki alinea formasi baris berbentuk tangga turun. Bentuk Lekuk ini biasanya memiliki alinea paragraf yang melekuk sehingga tidak terlihat rapih namun terlihat terstruktur terutama pada bagian Surat yang di tujukan bentuk formasi alineanya seperti tangga kebawah.

Bagian-bagian surat dari Bentuk Lekuk (Indented Style) :
1.  Kop Surat
2. Tanggal dibuatnya surat
3.  Nomor Surat
4.  Lampiran/Hal
5.  Hal/Lampiran
7.  Salam Pembukaan
8a. Pendahuluan isi surat
8b. Penjelasan isi surat
8c. Penutup isi surat
9.   Salam Penutup
10. Nama jabatan
11. Tanda Tangan
12. Nama yang mendatangani

5. BENTUK ALINEA MENGGANTUNG (HANGING PARAGRAPH)
            Bentuk Alinea Menggantung (Hanging Paragraph) merupakan bentuk surat dimana Tubuh Surat memiliki alinea yang menggantung. Maksud dari alinea menggantung adalah setelah alinea baru, baris berikutnya masuk lima spasi. Jadi setelah alinea pertama, alinea berikutnya harus diberikan spasi sekitar 5 spasi. Biasanya bentuk surat ini ada pada kedinasan tertentu.

Bagian-bagian surat dari Bentuk Alinea Menggantung (Hanging Paragraph) :
1.  Kop Surat
2.  Tanggal dibuatnya surat
3.  Nomor Surat
4.  Lampiran/Hal
5.  Hal/Lampiran
6.  Surat yang di tujukan
7.  Salam Pembukaan
8a. Pendahuluan isi surat
8b. Penjelasan isi surat

8c. Penutup isi surat
9.  Salam Penutup

10. Nama jabatan
11. Tanda Tangan
12. Nama yang mendatangani

                                         Bagian-bagian Surat & Fungsinya

(1) : kepala surat

(2) : tanggal, bulan, tahun surat

(3) : nomor surat

(4) : lampiran

(5) : hal atau perihal

(6) : alamat yang dituju (alamat dalam)

(7) : salam pembuka

(8a) : alenia pembuka

(8b) : isi surat

(8c) : alenia penutup

(9) : salam penutup

(10) : tanda tangan penanggungjawab surat

(11) : nama penanggungjawab surat

(12) : jabatan penanggungjawab surat

(13) : tembusan

(14) : inisial

berikut bagian bagian surat beserta fungsi dan kegunaannya.

Kop Surat

• tanda atau identitas
• beberapa menggunakannya sebagai sarana promosi atau iklan

Tanggal Surat

• tanda waktu surat dibuat atau dikirim
• catatan dokumen
• sarana pengingat

Nomor Surat

• referensi
• dokumen petunjuk asal surat
• urutan surat yang keluar
• mempermudah penyimpanan data yang teratur dan rapi, sehingga dengan mudah dapat ditemukan copy dari nomor surat tertera.

Lampiran

• dokumen atau lembar yang disertakan bersama dengan surat terkait.

Perihal

• keterangan inti surat
• judul atau tema surat

Alamat bagian dalam

• petunjuk kepada siapa surat harus disampaikan.

Salam Pembuka

• tidak digunakan untuk surat resmi, biasa digunakan sebagai pembuka tulisan sebelum inti surat.

Isi Surat

• segala hal yang disampaikan secara jelas
• inti daripada surat

Salam Penutup

• tidak digunakan untuk surat resmi, sebagai tanda bahwa surat sudah selesai.

Nama Jabatan

• tanda dan identitas pihak penanggung jawab
• petunjuk keterangan asal dan penulis surat

Initial

• kode nama yang disingkat guna memudahkan pemeriksaan apabila terjadi kesalahan.

Tembusan

• surat juga diberikan kepada pihak lain apabila dianggap perlu diketahui

Dasar surat menyurat :)

DASAR SURAT MENYURAT

Arti dan Fungsi Surat

 Surat adalah suatu sarana untuk menyampaikan informasi secara tertulis dari pihak yang

 satu kepada pihak lain. Informasi dalam surat dapat berupa pemberitahuan, pernyataan,

 permintaan, laporan, pemikiran, sanggahan, dan sebagainya.

 Agar komunikasi melalui surat dinilai efektif, maka isi atau maksud surat harus terang dan

 jelas, serta tidak menimbulkan salah arti pada pihak penerima.

Tujuan Menulis Surat

 Tujuan menulis surat secara garis besar diklasifikasikan menjadi tiga macam, yaitu:

a. Menyampaikan informasi kepada pembaca surat;

b. Mendapatkan tanggapan dari pembaca surat tentang isi surat;

c. Ingin mendapatkan tanggapan dan menyampaikan informasi kepada pembaca surat.

Korespondensi dan Koresponden

Korespondensi

Korespondensi searti dengan surat-menyurat. Korespondensi adalah suatu kegiatan atau

hubungan yang dilakukan secara terus-menerus antara dua pihak yang dilakukan dengan

saling berkiriman surat.

Korespondensi dalam suatu kantor, instansi, atau organisasi dibagi menjadi dua, yakni:

1. Korespondensi Eksteren, yaitu hubungan surat-menyurat yang dilakukan oleh kantor

atau bagian-bagiannya dengan pihak luar.

2. Korespondensi Interen, yaitu hubungan surat-menyurat yang dilakukan oleh

orang-orang dalam suatu kantor, termasuk hubungan antara kantor pusat dengan kantor

cabang.

 Koresponden

 Koresponden adalah orang yang berhak atau mempunyai wewenang

 menandatangani surat,

 baik atas nama perorangan maupun kantor atau organisasi.

Fungsi Surat

Fungsi surat dalam suatu organisasi antara lain:

a. Surat sebagai media komunikasi.

b. Surat sebagai barometer.

c. Surat sebagai duta penulis.

d. Surat sebagai bukti tertulis.

e. Surat sebagai salah satu otak kegiatan suatu kantor

Kelebihan Surat:

- Murah

- Daya jangkau lebih luas

- Bersifat formal dan efektif

- Bisa dijadikan bukti hitam di atas putih

 Kelemahan Penyusunan Surat pada umumnya:

1)      Susunan surat ruwet

2)      Kalimat tidak lengkap atau berbelit-belit

3)      Penggunaan tanda baca yang tidak pada tempatnya

4)      Penulisan kalimat tidak sesusai EYD

5)      Pemakaian istilah asing yang tidak perlu atau tidak tepat

6)      Menciptakan istilah sendiri yang tidak lazim/tidak sesuai Pedoman Umum Pembentukan Istilah dalam bahasa Indonesia

7)      Tata bahasa tidak teratur

8)      Pengungkapan gagasan tidak logis

9)      Kurang sopan atau terlalu banyak memuji dan basa-basi

10)  Ketikan banyak yang salah

11)  Penggunaan model yang tidak menentu 

Syarat-syarat surat yang baik

Secara garis besar suatu surat dapat dikatakan baik apabila memenuhi kriteria berikut ini:

a)    Surat disusun dengan teknik penyusunan yang benar, yaitu:

·       Penyusunan letak bagian-bagian surat (bentuk surat) tepat sesuai dengan aturan atau

·       pedoman yang telah ditentukan.

·       Pengetikan surat benar, jelas, bersih, dan rapi, dengan format yang menarik.

·       Pemakaian kertas sesuai dengan ukuran umum.

b)    Isi surat harus dinyatakan secara ringkas, jelas, dan eksplisit. Hal ini dimaksudkan agar

penerima dapat memahami isi surat dengan cepat, tepat, tidak ragu-ragu dan pengirim

pun memperoleh jawaban secara cepat sesuai yang dikehendaki.

c)     Bahasa yang digunakan haruslah bahasa Indonesia yang benar atau baku, sesuai    dengan

kaidah bahasa Indonesia, baik mengenai pemilihan kata, ejaan, bentuk kata, maupun

kalimatnya. Selain itu, bahasa surat haruslah efektif. Bahasa surat juga harus wajar,

logis, hemat kata, cermat dalam pemilihan kata, sopan, dan menarik. Nada surat harus

hormat, sopan dan simpatik. Sedapat mungkin hindari pemakaian bahasa asing yang

padanannya sudah ada dalam bahasa Indonesia. 

Untuk menyusun surat yang baik, penulis harus mengindahkan hal-hal berikut:

1. Menetapkann lebih dahulu maksud surat, yaitu pokok pembicaraan yang ingin

disampaikan kepada penerima surat, apakah itu berupa pemberitahuan, pernyataan,

pertanyaan, permintaan, laporan atau hal lain.

2. Menetapkan urutan masalah yang akan dituliskan.

3. Merumuskan pokok pembicaraan itu satu persatu secara runtut, logis, teratur dengan

menggunakan kalimat dan ungkapan yang menarik, segar, sopan, dan mudah ditangkap

pembaca.

4. Menghindarkan sejauh mungkin penggunaan singkatan kata atau akronim, lebih-lebih

yang tidak biasa atau singkatan bentuk sendiri.

5. Memperhatikan dan menguasai bentuk surat dan penulisan bagian-bagiannya.

6. Mengikuti pedoman penulisan ejaan dan tanda baca sebagaimana digariskan oleh

Pedoman Umum Ejaan Bahasa Indonesia Yang Disempurnakan dan Pedoman

Pembentukan Istilah dalam Bahasa Indonesia.

Dalam praktik di lapangan, masih banyak surat resmi yang penyusunannya tidak cermat, tidak memenuhi syarat-syarat surat yang baik. Oleh karena itu, pahamilah aturan-aturan

tentang surat yang baik serta milikilah kepandaian atau keterampilan dalam menyusun surat.

BAHASA SURAT

A.                 Kriteria Bahasa Surat Yang Baik

 Bahasa surat harus memenuhi kriteria sebagai berikut:

1)      Bahasa baku

2)      Bahasa jelas atau tidak bermakna ganda

3)      Lugas: tidak mubazir, tidak banyak basa-basi, mengikuti perkembangan bahasa surat

4)      Efektif dan efisien

5)      Bahasa padu, tiap gagasan dituangkan dalam 1 paragraf

 Ciri paragraf yang baik:

a)      mengandung kesatuan isi

b)      kepaduan antar kalimat

c)       ada pengembangan gagasan pokok

d)       Bernalar

e)      Menarik atau mengandung rasa bahasa: kosa kata tepat, optimis, menghindari

pengungkapan secara langsung hal-hal yang tidak menyenangkan

f)       Taat asas

B.         Kapan Bahasa Baku Digunakan

1. Komunikasi resmi: surat resmi, pengumuman, perundang-undangan, dan lain-lain.

2. Wacana teknik: notulen, laporan resmi, penulisan ilmiah.

3. Pembicaraan di muka umum: rapat, ceramah, perkuliahan, seminar, dan lain-lain.

4. Pembicaraan dengan orang yang dihormati.

C.        EYD Yang Sering Digunakan Dalam Surat Menyurat

a.        Penulisan Nama dan Alamat Perusahaan

            1. PT Persada Nusantara

            Jalan Laksamana Yos Sudarso 101

            Bandar lampung 35256

            2. PT Dian Rama Putra

            Jalan H. Muhammad Salim 22

            Bandar Lampung 35146

b.   Penulisan Nama Jabatan

Nama jabatan yang lazim di lingkungan perusahaan yaitu direktur, manajer, kepala,

ketua. Huruf kapital dipakai sebagai huruf pertama nama-nama jabatan jika diikuti nama perusahaan.

 Contoh:

 1. Direktur Utama PT Mandiri

 2. Manajer PT Nusantara

c.    Penulisan Bentuk Singkatan dan Akronim

Singkatan umum yang terdiri atas dua huruf, setiap hurufnya diikuti tanda titik.

Contohnya:

 1. a.n. : atas nama

 2. d.a. : dengan alamat

 3. s.d. : sampai dengan

Singkatan umum yang terdiri atas tiga huruf hanya diikuti satu tanda titik,

contohnya:

 1. Yth. : Yang terhormat

 2. Bpk. : Bapak

 3. Sdr. : Saudara

 4. Jln. : Jalan

Singkatan lain yang diikuti tanda titik adalah singkatan nama orang dan singkatan nama

gelar, baik gelar kesarjanaan, gelar bangsawan, maupun gelar keagamaan, misalnya:

1. A. Yani : Ahmad Yani (singkatan nama)

2. H. Saleh : Haji Saleh (singkatan gelar keagamaan)

3. Ir. Shofia : Insinyur Shofia (singkatan gelar kesarjanaan)

Singkatan satuan ukuran, takaran, timbangan, dan lambang mata uang tidak diikuti tanda

titik, contohnya:

1. cm : centimeter

2. kg : kilogram

Singkatan nama perusahaan, lembaga pemerintah, organisasi, dan nama dokumen resmi

yang terdiri atas huruf awal ditulis dengan huruf kapital dan tidak diberi tanda titik

Contohnya:

1. MPR : Majelis Permusyawaratan Rakyat

2. PT : Perseroan Terbatas

Akronim nama diri yang berupa gabungan suku kata atau gabungan huruf suku kata dari

deret kata ditulis dengan huruf awal kapital.

Contohnya:

1. Toserba : Toko Serba Ada

2. Unila : Universitas Lampung