BENTUK DAN FUNGSI BAGIAN SURAT
Pada
dasarnya bentuk surat dibedakan dua bentuk saja. Bentuk-bentuk surat yang lain
merupakan
variasi dari bentuk surat tersebut. Kedua bentuk surat tersebut adalah bentuk
lurus atau bentuk balok (block style) dan bentuk lekuk (indented style).
1. Penggolongan dan Pembagian Surat
Menurut kepentingan dan pengirimnya,
surat dapat dikelompokan sebagai berikut :
A. Surat Pribadi
Yaitu surat yang dikirimkan seseorang kepada orang lain atau suatu organisasi atau instansi. Surat pribadi adalah surat yang dibuat oleh seseorang yang isinya menyangkut kepentingan pribadi.
Ciri-ciri surat pribadi adalah sebagai berikut :
- Tidak menggunakan kop surat atau kepala surat.
- Tidak menggunakan nomor surat.
- Salam pembuka dan penutup surat bervariasi.
- Penggunaan bahasa bebas, sesuai dengan keinginan si penulis surat.
Berikut adalah yang termasuk surat pribadi diantaranya :
1. Surat keluarga
2. Surat lamaran kerja
B. Surat resmi
Adalah surat yang disampaikan oleh suatu instansi / lembaga kepada seseorang atau lembaga / instansi lainnya.
Surat resmi terbagi atas beberapa bagian, yaitu :
- Surat dinas pemerintah, yaitu surat resmi yang digunakan instansi pemerintah untuk kepentingan administrasi pemerintahan.
- Surat niaga, yaitu surat resmi yang dipergunakan oleh perusahaan atau badan usaha.
- Surat social, yaitu surat resmi yang dipergunakan oleh organisasi kemasyarakan yang bersifat nirlaba (nonoprofit).
Bagian-bagian surat resmi ;
1. Kepala atau kop surat
2. Nomor surat
3. Lampiran
4. Hal
5. Tanggal surat
6. Alamat yang dituju
7. Pembuka atau salam pembuka
8. Isi surat
9. Penutup surat
10. Tembusan surat
C. memo
Yaitu alat komunikasi bertulis di dalam jabatan sendiri untuk berhubungan secara resmi. Memo merupakan pesan ringkas, yakni pesan yang ditulis seseorang dengan singkat, jelas dan mudah untuk dipahami.
Menurut pemakaiannya memo ada yang bersifat resmi dan bersifat pribadi. Memo bersifat resmi di akai sebagai surat pernyataan dalam hubungan resmi dari seorang pimpinan kepada bawahannya. Memo bersifat pribadi dipakai sebagai nota atau surat pernyataan tidak resmi antar teman, saudara, atau orang lain yang memiliki hubungan akrab.
Bentuk memo terdiri atas 2 bagian, yaitu :
1. Kepala memo, terdiri atas :
- Penerima
- Pengirim
- Prihal
- tanggal pengiriman
- Paraf dan nama terang pengirim
2. Isi, penulis langsung menyampaikan pesan atau perintah dalam kalimat pendek dan lugas.
Menurut isinya, surat dapat dikelompokan sebagai berikut :
a. Surat pemberitahuan
b. Surat keputusan
c. Surat perintah
d. Surat permintaan
e. Surat panggilan
f. Surat peringatan
g. Surat perjanjian
h. Surat laporan
i. Surat pengantar
j. Surat penawaran
k. Surat pemesanan
l. Surat undangan
m. Surat lamaran pekerjaan
Menurut sifatnya, surat dapat diklasifikasikan sebagai berikut :
a. Surat biasa
b. Surat konfidensial
c. Surat rahasia
Berdasarkan banyaknya sasaran, surat dapat dikelompokan menjadi :
a. Surat biasa
b. Surat edaran
c. Surat pengumuman
Berdasarkan tingkat kepentingan penyelesaiannya, surat terbagi atas :
a. Surat biasa
b. Surat kilat
c. Surat kilat khusus
Berdasarkan wujudnya, surat terbagi atas :
a. Surat bersampul
b. kartu pos
c. warkatpos
d. telegram
e. teleks atau faksimile
f. memo
g. nota
Berdasarkan ruang lingkup sasarannya, surat terbagi atas :
a. Surat intern
b. Surat eksternA. Surat Pribadi
Yaitu surat yang dikirimkan seseorang kepada orang lain atau suatu organisasi atau instansi. Surat pribadi adalah surat yang dibuat oleh seseorang yang isinya menyangkut kepentingan pribadi.
Ciri-ciri surat pribadi adalah sebagai berikut :
- Tidak menggunakan kop surat atau kepala surat.
- Tidak menggunakan nomor surat.
- Salam pembuka dan penutup surat bervariasi.
- Penggunaan bahasa bebas, sesuai dengan keinginan si penulis surat.
Berikut adalah yang termasuk surat pribadi diantaranya :
1. Surat keluarga
2. Surat lamaran kerja
B. Surat resmi
Adalah surat yang disampaikan oleh suatu instansi / lembaga kepada seseorang atau lembaga / instansi lainnya.
Surat resmi terbagi atas beberapa bagian, yaitu :
- Surat dinas pemerintah, yaitu surat resmi yang digunakan instansi pemerintah untuk kepentingan administrasi pemerintahan.
- Surat niaga, yaitu surat resmi yang dipergunakan oleh perusahaan atau badan usaha.
- Surat social, yaitu surat resmi yang dipergunakan oleh organisasi kemasyarakan yang bersifat nirlaba (nonoprofit).
Bagian-bagian surat resmi ;
1. Kepala atau kop surat
2. Nomor surat
3. Lampiran
4. Hal
5. Tanggal surat
6. Alamat yang dituju
7. Pembuka atau salam pembuka
8. Isi surat
9. Penutup surat
10. Tembusan surat
C. memo
Yaitu alat komunikasi bertulis di dalam jabatan sendiri untuk berhubungan secara resmi. Memo merupakan pesan ringkas, yakni pesan yang ditulis seseorang dengan singkat, jelas dan mudah untuk dipahami.
Menurut pemakaiannya memo ada yang bersifat resmi dan bersifat pribadi. Memo bersifat resmi di akai sebagai surat pernyataan dalam hubungan resmi dari seorang pimpinan kepada bawahannya. Memo bersifat pribadi dipakai sebagai nota atau surat pernyataan tidak resmi antar teman, saudara, atau orang lain yang memiliki hubungan akrab.
Bentuk memo terdiri atas 2 bagian, yaitu :
1. Kepala memo, terdiri atas :
- Penerima
- Pengirim
- Prihal
- tanggal pengiriman
- Paraf dan nama terang pengirim
2. Isi, penulis langsung menyampaikan pesan atau perintah dalam kalimat pendek dan lugas.
Menurut isinya, surat dapat dikelompokan sebagai berikut :
a. Surat pemberitahuan
b. Surat keputusan
c. Surat perintah
d. Surat permintaan
e. Surat panggilan
f. Surat peringatan
g. Surat perjanjian
h. Surat laporan
i. Surat pengantar
j. Surat penawaran
k. Surat pemesanan
l. Surat undangan
m. Surat lamaran pekerjaan
Menurut sifatnya, surat dapat diklasifikasikan sebagai berikut :
a. Surat biasa
b. Surat konfidensial
c. Surat rahasia
Berdasarkan banyaknya sasaran, surat dapat dikelompokan menjadi :
a. Surat biasa
b. Surat edaran
c. Surat pengumuman
Berdasarkan tingkat kepentingan penyelesaiannya, surat terbagi atas :
a. Surat biasa
b. Surat kilat
c. Surat kilat khusus
Berdasarkan wujudnya, surat terbagi atas :
a. Surat bersampul
b. kartu pos
c. warkatpos
d. telegram
e. teleks atau faksimile
f. memo
g. nota
Berdasarkan ruang lingkup sasarannya, surat terbagi atas :
a. Surat intern
2. Bentuk Tataletak Surat
Bentuk
tataletaknya: lurus penuh, lurus, setengah lurus, alinea menggantung, lekuk,
resmi.
Bentuk-bentuk
surat dalam bahasa Indonesia secara garis besar dikelompokkan sebagai
berikut:
1. BENTUK LURUS PENUH (FULL
BLOCK STYLE) Bentuk Lurus Penuh (Full Block Style) merupakan bentuk surat
dimana Leher Surat, Tubuh Surat, dan Kaki Surat tidak membentuk sebuah
paragraph melainkan membentuk sebuah blok penuh dari kiri hingga kanan. Namun
susunan atau struktur surat masih tetap berlaku dalam surat tersebut. Dalam
pengetikan surat ini biasanya dimulai dari pasak garis pinggir kiri.
Bagian-bagian surat dari
Bentuk Lurus Penuh (Full Block Style) :1. Kop Surat
2. Tanggal dibuatnya surat
3. Nomor Surat
4. Lampiran
5. Hal
6. Surat yang di tujukan
7. Salam Pembukaan
8a. Pendahuluan isi surat
8b. Penjelasan isi surat
8c. Penutup isi surat
9. Salam Penutup
10. Nama jabatan
11. Tanda Tangan
12. Nama yang mendatangani
13. Tembusan
2. BENTUK LURUS (BLOCK STYLE ATAU MODIFIED BLOCK STYLE)
Bentuk Lurus (Block Style atau Modified Block Style) merupakan bentuk surat yang memiliki posisi kanan pada tanggal dan salam penutup. Bentuk surat ini sama saja halnya dengan Bentuk Lurus Penuh namun yang membedakan hanyalah tanggal dan salam penutup berada pada posisi kanan, baik dalam penulisan, pengetikan maupun strukturalnya.
Bentuk Lurus (Block Style atau Modified Block Style) merupakan bentuk surat yang memiliki posisi kanan pada tanggal dan salam penutup. Bentuk surat ini sama saja halnya dengan Bentuk Lurus Penuh namun yang membedakan hanyalah tanggal dan salam penutup berada pada posisi kanan, baik dalam penulisan, pengetikan maupun strukturalnya.
Bagian-bagian surat dari
Bentuk Lurus (Block Style atau Modified Block Style) :1. Kop Surat
2. Tanggal dibuatnya surat
3. Nomor Surat
4. Lampiran
5. Hal
6. Surat yang di tujukan
7. Salam Pembukaan
8a. Pendahuluan isi surat
8b. Penjelasan isi surat
8c. Penutup isi surat
9. Salam Penutup
10. Nama jabatan
11. Tanda Tangan
12. Nama yang mendatangani
13. Tembusan
3. BENTUK SETENGAH LURUS (SEMI BLOCK STYLE)
Bentuk Setengah Lurus (Semi Block Style) merupakan bentuk surat dimana semua bagian surat, kecuali isi surat, diketika sama seperti bentuk lurus. Setiap akhir alinea baru diketik sesudah 5 ketukan dari pasak garis pinggir kiri. Biasanya bentuk surat ini suka ada dalam surat undangan pernikahan.
Bentuk Setengah Lurus (Semi Block Style) merupakan bentuk surat dimana semua bagian surat, kecuali isi surat, diketika sama seperti bentuk lurus. Setiap akhir alinea baru diketik sesudah 5 ketukan dari pasak garis pinggir kiri. Biasanya bentuk surat ini suka ada dalam surat undangan pernikahan.
Bagian-bagian surat dari
Bentuk Setengah Lurus (Semi Block Style) :1. Kop Surat
2. Tanggal dibuatnya surat
3. Nomor Surat
4. Lampiran
5. Hal
6. Surat yang di tujukan
7. Salam Pembukaan
8a. Pendahuluan isi surat
8b. Penjelasan isi surat
8c. Penutup isi surat
9. Salam Penutup
10. Nama jabatan
11. Tanda Tangan
12. Nama yang mendatangani
4. BENTUK LEKUK (INDENTED STYLE)
Bentuk Lekuk (Indented Style) merupakan bentuk surat dimana surat yang di tujukan memiliki alinea formasi baris berbentuk tangga turun. Bentuk Lekuk ini biasanya memiliki alinea paragraf yang melekuk sehingga tidak terlihat rapih namun terlihat terstruktur terutama pada bagian Surat yang di tujukan bentuk formasi alineanya seperti tangga kebawah.
Bentuk Lekuk (Indented Style) merupakan bentuk surat dimana surat yang di tujukan memiliki alinea formasi baris berbentuk tangga turun. Bentuk Lekuk ini biasanya memiliki alinea paragraf yang melekuk sehingga tidak terlihat rapih namun terlihat terstruktur terutama pada bagian Surat yang di tujukan bentuk formasi alineanya seperti tangga kebawah.
Bagian-bagian surat dari
Bentuk Lekuk (Indented Style) :1. Kop Surat
2. Tanggal dibuatnya surat
3. Nomor Surat
4. Lampiran/Hal
5. Hal/Lampiran
7. Salam Pembukaan
8a. Pendahuluan isi surat
8b. Penjelasan isi surat
8c. Penutup isi surat
9. Salam Penutup
10. Nama jabatan
11. Tanda Tangan
12. Nama yang mendatangani
5. BENTUK ALINEA MENGGANTUNG
(HANGING PARAGRAPH)
Bentuk Alinea Menggantung (Hanging Paragraph) merupakan bentuk surat dimana Tubuh Surat memiliki alinea yang menggantung. Maksud dari alinea menggantung adalah setelah alinea baru, baris berikutnya masuk lima spasi. Jadi setelah alinea pertama, alinea berikutnya harus diberikan spasi sekitar 5 spasi. Biasanya bentuk surat ini ada pada kedinasan tertentu.
Bentuk Alinea Menggantung (Hanging Paragraph) merupakan bentuk surat dimana Tubuh Surat memiliki alinea yang menggantung. Maksud dari alinea menggantung adalah setelah alinea baru, baris berikutnya masuk lima spasi. Jadi setelah alinea pertama, alinea berikutnya harus diberikan spasi sekitar 5 spasi. Biasanya bentuk surat ini ada pada kedinasan tertentu.
1. Kop Surat
2. Tanggal dibuatnya surat
3. Nomor Surat
4. Lampiran/Hal
5. Hal/Lampiran
6. Surat yang di tujukan
7. Salam Pembukaan
8a. Pendahuluan isi surat
8b. Penjelasan isi surat
9. Salam Penutup
10. Nama jabatan
11. Tanda Tangan
12. Nama yang mendatangani
Bagian-bagian Surat & Fungsinya
(1) : kepala
surat
(2) :
tanggal, bulan, tahun surat
(3) : nomor
surat
(4) :
lampiran
(5) : hal
atau perihal
(6) : alamat
yang dituju (alamat dalam)
(7) : salam
pembuka
(8a) : alenia
pembuka
(8b) : isi
surat
(8c) :
alenia penutup
(9) : salam
penutup
(10) : tanda
tangan penanggungjawab surat
(11) : nama
penanggungjawab surat
(12) :
jabatan penanggungjawab surat
(13) :
tembusan
(14) :
inisial
berikut
bagian bagian surat beserta fungsi dan kegunaannya.
Kop Surat
- tanda atau identitas
- beberapa menggunakannya sebagai sarana promosi
atau iklan
Tanggal
Surat
- tanda waktu surat dibuat atau dikirim
- catatan dokumen
- sarana pengingat
Nomor
Surat
- referensi
- dokumen petunjuk asal surat
- urutan surat yang keluar
- mempermudah penyimpanan data yang teratur dan
rapi, sehingga dengan mudah dapat ditemukan copy dari nomor surat tertera.
Lampiran
- dokumen atau lembar yang disertakan bersama
dengan surat terkait.
Perihal
- keterangan inti surat
- judul atau tema surat
Alamat
bagian dalam
- petunjuk kepada siapa surat harus disampaikan.
Salam
Pembuka
- tidak digunakan untuk surat resmi, biasa
digunakan sebagai pembuka tulisan sebelum inti surat.
Isi Surat
- segala hal yang disampaikan secara jelas
- inti daripada surat
- tidak digunakan untuk surat resmi, sebagai tanda
bahwa surat sudah selesai.
Nama
Jabatan
- tanda dan identitas pihak penanggung jawab
- petunjuk keterangan asal dan penulis surat
Initial
- kode nama yang disingkat guna memudahkan
pemeriksaan apabila terjadi kesalahan.
Tembusan
- surat juga diberikan kepada pihak lain apabila
dianggap perlu diketahui
Tidak ada komentar:
Posting Komentar